Gestão de Documentos

Como organizar os documentos

  • Ler, interpretar e identificar o assunto principal do documento
  • Identificar o código de classificação relativo ao assunto nos códigos de classificação de documentos (link para instrumentos de gestão) e anotar a lápis no canto superior direito dos documentos impressos.

Os códigos estão divididos em dois: um para as atividades-meio, que deve ser utilizado por todas as instituições do Poder Executivo Federal e outro para as atividades-fim, relativas às Instituições Federais de Ensino, da seguinte forma:

Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública

CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL

SUBCLASSES:

010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

020 PESSOAL

030 MATERIAL

040 PATRIMÔNIO

050 ORÇAMENTO E FINANÇAS

060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

070 COMUNICAÇÃO

080 VAGA

090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL

Código De Classificação De Documentos De Arquivo Relativos Às Atividades–Fim Das Instituições Federais De Ensino Superior – Ifes

CLASSES:

100 – ENSINO SUPERIOR

200 – PESQUISA

300 – EXTENSÃO

400 – EDUCAÇÃO BÁSICA E PROFISSIONAL

500 – ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL

3- Ordenar os documentos por código e por ano de produção

4- Avaliar com base nas tabelas de temporalidade (link para  instrumentos de gestão) a fase em que o documento se encontra:

Fase corrente: manter no setor

Fases intermediária ou permanente: Preencher a Guia de Transferência (link para Guia de Transferência) e fazer contato com o Arquivo para providenciar a guarda.

Fase de eliminação: Preencher a Listagem de Eliminação (link para Listagem de Eliminação) e fazer contato com o Arquivo para providenciar a autorização do Arquivo Nacional para eliminação e guarda provisória.

Obs: Nenhum documento de arquivo, ou seja, aqueles produzidos ou recebidos do decorrer das atividades da Universidade, pode ser eliminado sem autorização da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFMS, do Arquivo Nacional e publicação do Edital de Ciência de Eliminação no Diário Oficial da União, de acordo com a Lei nº 8.159/1991 e Decreto nº 4.073/2002.

5- Colocar os documentos separados por assuntos em caixas-arquivo identificadas com etiquetas conforme o modelo (link para o modelo).

ATENÇÃO!

A classificação incorreta impossibilita a localização dos documentos e pode acarretar a eliminação indevida de documentos importantes.

Dicas:

– Baixe o Arquivo com os instrumentos em PDF e salve na sua área de trabalho. (link para  instrumentos de gestão)

– Utilize a ferramenta Localizar (Ctrl+F) e digite palavras-chave para encontrar o código.

– Faça uma lista com os códigos mais utilizados em seu setor para facilitar.

O que é gestão de documentos?

De acordo com a Lei nº 8.159/1991, a gestão de documentos inicia na fase de sua elaboração.

Conforme o texto:

“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

A elaboração de documentos deve estar adequada aos manuais de correspondência da UFMS (link para o Manual da UFMS) e da Presidência da República (link para o Manual da Presidência) e deve-se utilizar os formulários padronizados e próprios para as atividades específicas, inclusive dentro do SEI.

Instrumentos de Gestão de Documentos

Modelo de Guia de Transferência

Modelo de Listagem de Eliminação

Modelo de Espelho da Caixa Arquivo

Curso Redação de Atos Oficiais – Erotilde dos Santos

Manual de Correspondências e Atos Oficiais da UFMS

Manual de Redação da Presidência da República

Apostila Gestão de Documentos – Siga

e-ARQ Brasil – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos